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信息技术与现代工程总承包管理

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【摘要】:
本文总结作者所工作过的工程承包公司在工程总承包项目中实施全过程计算机应用的一些情况,提出了在工程总承包EPC项目管理中应用信息化的一些观点、设想和方法。希望对于类似公司进行工程总承包项目管理具有一定的指导意义。  [关键词]项目管理,EPC,工程总承包,信息化,计算机应用。  1、引言与摘要  作者结合其在中国上海外经(SFECO)和日本清水建设(SHIMIZU)公司的一些工程管理方面的工作经历,

  本文总结作者所工作过的工程承包公司在工程总承包项目中实施全过程计算机应用的一些情况,提出了在工程总承包EPC项目管理中应用信息化的一些观点、设想和方法。希望对于类似公司进行工程总承包项目管理具有一定的指导意义。

  [关键词] 项目管理,EPC,工程总承包,信息化,计算机应用。

  1、引言与摘要

  作者结合其在中国上海外经(SFECO)和日本清水建设(SHIMIZU)公司的一些工程管理方面的工作经历,通过介绍它们在工程总承包EPC项目上充分利用信息技术,广泛应用IT技术系统、成功实施工程总承包项目的应用现状和发展趋势进行分析,并提出一些设想和建议。

  2、信息化应用背景

  随着世界经济全球化进程的不断加快,以及信息技术的迅猛发展,用高科技手段在全球范围内进行项目管理研究不但是十分必要的,而且是切实可行的,Internet就是其中一种重要的、高效的方法,故基于网络时代的信息化管理在包括建筑承包商在内的各个公司得到了很好的应用和推广。

  现代工程承包建设项目规模大,参与单位人员多,而且往往涉及国内国外,建设工程文件多(如信函、通知、图纸、合同、进度报告、采购定单、检查申请和批准、设计变更记录等),信息量大。传统的项目信息管理是以纸为载体,其传输方式是与传统的金字塔式管理体制相适应的经向沟通方式,这种方式层次多,效率低,费用高,极易因信息交流沟通失误造成损失。正如美国BRICSNET公司的调查显示,项目成本中的3%~5%是由于信息失误导致的,其中使用错误或过期图纸造成的占30%。在美国,每年为了传递项目管理的文件和图纸而花在特快专递上的费用约5亿美元,项目成本中的1%~2%都用于日常的印刷、复印和传真等。调查还显示,建设项目参与任何一方在竣工时所掌握的有用记录文件都不到总量的65%。在信息高速膨胀的今天,建筑企业管理必须充分利用信息技术。

  利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断提高生产、经营、管理、决策、服务的效率和水平,进而提高企业经济效益和企业竞争力。在工程总承包项目各阶段全方位、全过程、一体化利用信息技术,特别是网络、远程通信、多媒体、数据库等基础技术,推行以工程数据库和三维模型设计为主的集成化设计系统,以物资流和数据库为主线的、以资金流和工作流为核心的项目管理系统,以群件和WEB技术为基础的项目协同工作平台,是提高工程总承包项目管理水平的重要手段和基础,也是提高设计质量和水平、降低固定资产投入、缩短基建周期的重要方面。

  3、建立高水平信息化平台系统,实现无阻化办公,促进工程总承包项目管理 项目管理者联盟文章,深入探讨。

  在日本,近年来大力推进建设项目全生命周期信息化,即CALS/EC.其特点是,以建设项目的全生命周期为对象,信息全部实现电子化;利用因特网进行信息的提交、接收;所有电子化信息均储存在数据库实现共享、再利用。达到降低成本、提高质量、提高效率和增强建筑业竞争力的目的。通过建成办公自动化(OA)系统,初步实现了无纸化办公,有力地促进了管理水平的提高。该系统主要可以包括三方面内容:第一,用于信息发布、浏览查询、文件传送的WWW 服务,存贮公司与各部门的各种管理与技术手册、样图等;第二,用于文档管理、电子邮件服务,存贮会议纪要、简报、通知、行政等公告信息及共享文档、个人文档、讨论信息和管理信息;第三,用于领导查询和机关管理的人事、财务、培训、行政等管理信息服务。这些日常的办公信息怎样让现场人员查询和直接利用,同时现场的办公信息和日常管理信息,怎样让本部的领导及相关人员查询和利用,也就是说,让本部和现场人员不要感到有地域和时域的影响而能方便地实现异地办公,也是值得研究的课题。

  公司本部、业主、其它项目分包商和项目现场之间建立及时有效的通信联系是项目实施中的一个关键因素。一套先进的网络通信系统应包括声音、传真、和数据通信,通过无线或有线网络将公司本部、供应商和项目现场办公室联系起来,并且广泛应用文件压缩工具,以保证系统的高效率运行。

  成功的项目管理需要充分、准确、快速的沟通。沟通就是信息交换。发送信息者有责任保证信息清晰、明确、完整,以便接受者收到正确的信息。接受者有责任确保接收到的信息的完整和正确理解。在项目管理中除利用通常意义上的沟通方式和媒体外,目前已经更多地利用信息技术进行沟通,信息技术沟通的好处是不言而语的,但其基础是网络。为此,我们建立的网络系统为项目提供全方位的信息服务,该系统使位于公司本部、业主、其它项目分包商和项目现场不同地域的从事项目的团队协同执行项目更为有效,通过Internet可对远程项目进行控制,分散在全球各地的分公司或者项目工地上的工程数据通过Internet传递到本部,在总部进行汇总和统一安排,并讲指令通过邮件下发给公司或者工地现场,可以提供E-mail、FTP、数据库、WWW、视频会议、文件与外设共享及特殊的应用服务。也就是说,该系统是一个真正以本部为中心的广域网系统,实现从事项目的所有人员的远程通信和信息共享。

  4、推行工程数据库建设和项目管理软件应用以提高效率、降低成本

  建立信息管理信息系统,完善网络化管理,通过建立信息管理系统(MIS),整合各管理环节的迅息管理,形成了一套能对信息及工作中所产生的资料进行自动分类,加工,分析,整理,查询,保存的软件和动态资料库系统,实现了业务处理层软件系统的集成化和资料共用,将员工的“个人知识”转变为“公共知识”使“隐性知识”转变为“显形知识”,同时,利用视频会议等方式,实现智慧办公,节约了经营成本,提高了工作效率。

  其次,利用信息科技工程承包的经营管理,充分利用现有先进的信息系统,制作系统的宣传推介,提升公司形象,投标报价时,运用三维技术进行动态显示,采用虚拟技术进行信息化施工,将历史的一些投标,分包资料加工后输入内部网络系统,在以后投标或分包时,再加以优化组合,提高了公司的投标水平和降低了分包成本。

  在施工组织设计方案的选择上,积极推行较先进的网络化施工方法,密切关注最新的电子商务发展情况,探索并开展电子投标,网上分包和网上采购,进行资格预审、投标、询价、报价、材料和设备采购等业务,既节约时间又节约了成本。

  而在进度控制和管理子系统方面,则充分利用国际流行的项目管理软件P3进行进度控制,并将其作为项目管理的核心。P3软件不但对项目进行活动分解、进度计算、计划图表生成,还可对资源和费用进行管理,如资源的铲平与优化,进度计划跟踪与监控,资源和费用的跟踪与预测,以及图形报表的生成等方面。充分利用P3强大的功能,其他成本控制软件的资源与P3进行挂接,进行项目进度费用的综合分析,产生赢得值,细化项目管理工序和职责更加明确,管理工作更加规范化项目管理软件的大力推行应用,有力地推动了项目管理的现代化,取得了良好的经济效益和社会效益:提高效率,降低了管理成本;避免材料浪费,节省建设资金,提高了物资管理与控制水平;及时发现设计差错,减少工程返工,提高质量,提高进度费用,综合检测水平和资金管理和工作水平。

  部门、项目间的数据库、协同合作、共享资源、文件夹、形成的数据库和数据仓库、日积月累,将是一笔宝贵而丰富的财富,而通用的工程项目保价系统和工程数据库系统,能快速,准确地做出工程项目多方案的技术评价和比较,增强决策能力,由于决策必须依靠信息,而信息系统能够极大的改善信息的质量,保证信息的数量,加快传递的速度,所以信息系统能帮助管理者增强决策能力,在线实时系统,使管理者几乎可在问题发生的同时就知晓,数据库管理系统可以使管理者很快掌握事实真相,用不着再找人帮助查阅大量的纸质文件,管理者可以通过普通的电子表格软件进行分析,从而找到最佳方案。并通过本地备份,异地备份,防火墙,杀毒软件等形式做好异地定事和实时备份工作。

  5、信息技术在EPC承包项目上的应用

  EPC(Engineering-Procurement-Construction)总承包是指承包商负责工程项目的设计、采购、施工安装全过程的总承包,并负责试运行服务(由业主进行试运行)。EPC总承包根据EPC总承包商是否自行施工又可分为两种类型:EPC(max s/c)和EPC(self-perform construction)。

  对于目前应用较广的EPC 项目,在本部网络的基础上,在现场建立局域网并实现与本部的网间互联。在每个工程总承包现场项目部同样建立连接几十台计算机的局域网,并通过电话线或数据专线实现与本部网的网间互联,使得现场各管理岗位之间能够共享信息,同时也可使本部与现场任一台微机都能够相互通信和共享资源,甚至将施工单位的微机直接连至现场局域网,实现了现场项目部与施工单位间的信息共享和通信,可将设备/材料到货信息、质量信息、安全信息、进度/费用综合检测信息、领料申请等多项信息通过网络进行交换和共享,也带动了施工单位管理水平的提高。

  通过建立广域网和局域网,建立便捷的检索系统,现场人员与本部人员一样可  方便地访问如电子邮件(世界范围内)、讨论园地、电子公告(会议纪要、通知、简报等)、个人文档库及其它现场的信息等,将办公室延伸到了现场,本部人员也可访问现场的专用数据库。专为现场开发的现场管理数据库用于现场的日常管理,主要包括如下一些信息。第一,总部信息,用于存放公司经理指示、工作联络、相关文件(本部人员)等内容;第二,现场综合报告,用于存放各种会议纪要、施工经理工作周报、现场管理日志、现场管理制度等内容;第三,设计联络,用于存放设计交底资料、材料表、设计资料等内容;第四,现场信息,用于存放进度、费用、材料、质量、合同、安全、信息、采购、工程财务、行政管理、总务等各岗位的实际管理信息,在授权范围内实现共享。只要有权限的管理人员可查看这些信息,如进度控制有现场图片(形象进度)、进度月报、进度检测、进度计划等信息。通过该数据库把现场与公司紧密地联系到一起,本部管理人员可随时了解到现场情况,并且可实施异地指挥,对于减少现场管理人员、提高办事效率有积极的作用。

  利用E-mail、视频会议系统,为项目提供了一种先进的现代化的信息传递和交换手段,使项目信息共享更及时、更灵活、更广泛,并具备了实时异地交互讨论的环境,这样可理解将办公室延伸到了全球,创造了一个异地协同工作的环境,并可实施异地指挥和控制,提高了办公自动化水平,极大地提高了工作效率,使管理不受时域地域的限制,跟上了现代化管理的步伐。

  6、总结与展望

  随着网络时代的到来,企业信息化的趋势日益加速,其结果是:一方面,他使信息不对称的问题得到了很好的解决,提高效率,降低成本;另一方面,它不仅强烈地冲击着传统的管理模式和管理方法,而且深刻地影响着未来的管理思维和管理战略,如何充分利用现代信息手段和增强管理的时效性,创新性和智慧化,科学化,如何将企业信息化与优秀的传统管理理念方式接轨,是当前国内多数建筑企业所面临的特殊而迫切的艰巨任务。只有充分解决好这一类问题才能真正实现“走出去”的战略目标,从而本质上提升企业核心竞争力, 我们说信息化仅仅是手段和方法,它只能辅助进行工程管理不能代替管理,我们想在信息化的道路上实现跨越式的发展,想跳跃体制的转变、管理的革新,实际上也是不现实的。所以我认为信息化的根本问题是管理变革问题。随着加入WTO以及国际建筑业投资的加大,各国市场的开放度增强,会使国际工程承包市场规模进一步扩大,但同时也意味着我国建筑行业会面临更为激烈的竞争,在今天的信息时代,信息化是企业发展的重要战略,是提高企业竞争力的必然途径,借助于新的信息技术,不断改进原有的运作模式,提高生产力,才可能在未来的竞争中占有一席之地。总之,建筑行业应充分运用信息技术所带来的巨大生产力,不断创新,从多方面改革业务与管理,更好地求得生存和发展。